自動化工作流 × 第二大腦 · 建置藍圖

你的第二大腦，加一位不下班的特助

訊息自己歸檔、稿子自己起草、版本自己記住、期限有人盯、誰喜歡什麼它都記得。你只負責兩件事：丟進來、點頭。

用最簡單的話說，我們在做的是——

把你每天的工作——接交辦、找資料、寫東西、送審、被退、再改——搬進一套 AI 看得懂的檔案系統，再讓 AI 當你的特助。看起來只是資料夾跟幾句指令，但它靠四根柱子站起來：

一個入口所有交辦、靈感、待辦，只進一個收件匣，再也不用想「這要放哪」
一位特助建檔、找料、寫稿、盯期限、提醒催辦，全部它來
一套記憶每個版本、每輪意見、每個人的偏好，永久存檔隨時調
越用越聰明每次結案復盤，教訓自動寫回系統——三個月後它比誰都懂你的單位

壹你只要做兩件事

丟

收到交辦——LINE、email、揪科、口頭——複製貼上到 00_Inbox。十秒搞定，剩下 AI 接手。

審

AI 提的計劃、寫的稿子，你看過、改過、點頭，它才往下走。你沒核可，它不動手。

而且它會反過來提醒你：隨時叫一聲「特助報告」，它就告訴你有哪些新訊息建議開任務、哪些快到期、哪些送出去太久沒人回。早上叫一次當晨報，下午再叫一次也行，不限次數。

貳東西放哪：資料夾地圖

vault/ ├── 00_Inbox/ ← 唯一入口：手動貼的＋（之後）email、LINE 自動流進來的 ├── 10_Tasks/ ← 一個任務一個資料夾 │ └── 2026-07-06_衛生局_年度成果簡報/ │ ├── _任務卡.md ← 這個任務的控制台 │ ├── 00_交辦原文/ │ ├── 10_內部資料/ │ ├── 20_外部研究/ │ ├── 30_草稿/ ← v01、v02、v03…只增不減，永不覆蓋 │ ├── 40_審核意見/ ← 每輪意見都存檔 │ └── 90_定稿/ ├── 20_範本庫/ ← 舊簡報、公文、填報格式＋使用說明卡 ├── 30_Stakeholders/ ← 一人一張卡：他在意什麼、審過什麼 ├── 40_資料索引/ ← 內部知識層：硬碟活地圖＋主題卡＋整理報告＋歷史文件md分身（文庫） ├── 45_研究庫/ ← 外部知識層：查過的資料一題一檔，跨任務重複用 ├── 50_生活/ ← 靈修、日記排程、（之後）理財 └── 90_System/ ← 儀表板、特助報告存檔、提醒設定、SOP

參你的特助：叫一聲「特助報告」

你不用自己記著「有什麼還沒做」——隨時叫一聲「特助報告」，它列四件事：

📥 收件匣分流Inbox 有哪些新東西——哪幾則是交辦建議開任務、哪些是靈感該歸檔、哪些排進今天。你回一句「開 1、3，2 歸檔」它就照辦
⏰ 截止倒數哪些任務 3 天內🔴／7 天內🟡到期，建議今天先做哪個、為什麼
📤 追蹤提醒已送出超過 3 個工作天沒收到長官意見的件，附一句擬好的追蹤訊息，複製就能催
✍️ 等你動手哪些計劃在等你核可、哪些稿子在等你審

建議的節奏：早上第一件事叫一次（等於晨報），之後想到就叫，不限次數。第二個月加上排程每天自動產一份；第三個月起直接推播到你的 LINE——不開電腦也會來敲你。

肆一個任務的完整旅程

紅框是你，藍框是 AI。你出現的地方只有：丟訊息、核可、修改、送出。

交辦丟 Inbox→ 特助報告：「這則建議開任務」→ 「開」→ 建檔＋提計劃→ 核可→ 出初稿 v01→ 改成 v02、送出＋說「送出了」→ 等太久？特助提醒追蹤→ 意見回來「進意見」→ 提修改計劃→ 核可→ 出 v03、記版本→ （循環到過關）→ 結案復盤
你動手 AI 動手

伍跟 AI 講的幾句話

你說它做
「特助報告」隨時可叫的全局報告：收件匣分流建議＋截止倒數＋追蹤提醒＋等你動手——你回「開 1、3，2 歸檔」它就照辦
「整理收件匣」特助報告第 1 段單獨跑：收件匣堆很多、想專心清空時用，同一套判斷邏輯
「開任務」＋貼交辦原文建好資料夾、寫任務卡、提出下一步計劃給你核可
「出初稿」讀範本＋內部資料＋外部研究 → 產出 v01，並說明每段的依據
「進意見」＋貼審核意見意見存檔 → 提修改計劃 → 你核可 → 出新版＋記版本紀錄
「送出了」送出之後跟它說一聲：記下送出日、開始幫你盯「等太久沒回覆」
「用 v03 當底重出一版」想退回之前某一版，一句話就好——每一版都還在
「結案復盤」比對它的初稿跟你的定稿差在哪，把教訓寫回四種卡片：範本卡、stakeholder 卡、資料主題卡、研究庫。這就是它越用越聰明的原因。

陸頭三個月會發生什麼

柒開工步驟

  1. 把 AGENTS.md 放進你的工作資料夾（codex 會自動讀它）。
  2. 打開 codex，說 「初始化」——它會把整個資料夾骨架建好。
  3. 指幾個硬碟上的工作資料夾給它，說 「建資料地圖」——粗掃一次建總地圖，舊檔案不用整理。
  4. 接著說 「建文庫」——本機腳本背景跑，歷史 Word／簡報批次轉文字版。
  5. 說 「文檔整理」——挑最常寫的 1–2 類文件、各 2–3 條版本鏈做差異分析。產出就是第一批範本卡草稿、stakeholder 卡初稿、黃金範文——比從零口述快得多。
  6. 用文檔整理的產出當底，補齊 「建範本卡」（5–10 個常用範本）、「建 stakeholder 卡」（3–5 個常打交道的人）——你只要修訂補充。
  7. 下一個交辦進來，跑第一個任務；每天早上叫一聲「特助報告」養成習慣。

捌三條要記住的規矩

  1. 版本永不覆蓋——每一版都留著，改壞了隨時退回。
  2. AI 動手前一定先給你計劃——你沒點頭它不寫。
  3. 審核意見一定先存檔再改——意見是它學習你們單位生態的教材，一則都不能丟。

玖Q&A：四個你大概會問的問題

舊檔案要先自己整理嗎？不用，整理是 AI 的工作「文檔整理」那套（建資料地圖 → 建文庫 → 版本鏈分析）全由 AI 做：舊資料夾一個都不用動、不用改名，它只是掃描、建分身、做索引。之後每個任務翻到好用的檔案就記成「主題卡」——索引是越用越密的活地圖。詳見「文檔整理」分頁。
它怎麼知道外部要查什麼？出初稿前先給你「研究計劃」：要查哪些問題（從交辦要求＋範本卡記的資料需求＋以前被審核意見電過的教訓推出來）、去哪查、用在哪段——你點頭它才動手。
查過的資料下次還能用嗎？能外部資料存進共用「研究庫」，一題一檔；任務資料夾只放筆記跟連結。下個任務同題目直接拿現成的，它只提醒你「這是 X 月查的，要不要更新」。
以前寫過的東西能變成它的功力嗎？能，這是最值錢的一塊「文檔整理」的第三步把 v1→v2→final 串成版本鏈做差異分析——每輪誰改了什麼，長官的口味直接從歷史挖出來寫進 stakeholder 卡，final 版標成「黃金範文」給初稿參照。你十年的功力先變成它的智庫，詳見「文檔整理」分頁。

壹這是什麼、為什麼放最前面

開工第一週的大工程：AI 把他硬碟裡十年的歷史文件變成系統的智庫。你不用整理任何東西——原檔不動、不改名，AI 只是掃描、建分身、做分析。放最前面的理由：它的產出（黃金範文、長官偏好、範本結構）直接變成範本卡跟 stakeholder 卡的底稿，第一個任務的初稿就有歷史功力墊底，而不是等系統慢慢學。

貳三步驟

一建資料地圖粗掃你指定的資料夾——只看檔名不打開，幾分鐘建出「硬碟總地圖」，標注每個資料夾大概是什麼、哪段時間的。
二建文庫本機腳本批次把歷史文件轉成文字版（md），背景跑不佔你時間。Word 直接轉、有追蹤修訂的保留「誰改了什麼」；簡報雙軌——文字進 md 供搜尋比對、每頁另出縮圖留住版面；PDF 文字型直接抽。
三版本鏈分析AI 從檔名（v1、final、日期、「修」字）猜出「同一份文件的演化串」，你確認＋補一句「這輪是誰審的」，它逐版 diff：每一輪改了什麼——語氣？結構？數據？

參挖出來的東西去哪

黃金範文 → 範本卡每類文件最好的 final 版標起來，之後出初稿直接參照它的結構與語氣，不是憑空生。
審核偏好 → stakeholder 卡長官的歷史口味（愛砍什麼、必問什麼）從版本差異裡挖出來——建模冷啟動，「用某某視角預審」第 2–3 週就能用。
地圖＋主題卡＋整理報告 → 資料索引找料從「翻資料夾翻半天」變成「問一句就有」，而且文庫可以全文搜尋。

肆三種格式都轉得動嗎？都可以

Word（.docx）— 文字最漂亮pandoc／mammoth 轉 md，標題、表格、粗體都保得住。加分項：追蹤修訂可以連「誰、何時、改了什麼」一起轉出來——版本鏈分析的最佳原料。舊 .doc 先由 LibreOffice 轉成 docx。
簡報（.pptx）— 繞一小段路文字軌用 python-pptx 逐頁抽標題、內文、備忘稿；縮圖軌由 LibreOffice 無視窗轉 PDF、再出每頁 PNG。小坑：文字框順序可能與視覺不同、SmartArt／圖表文字難抽——縮圖軌兜底，看圖就知道。
PDF — 最順PyMuPDF 一個套件雙軌搞定：抽文字＋每頁縮圖。例外是掃描型（整頁是圖、沒文字層）要另跑 OCR（ocrmypdf＋繁中），先跳過標記待補。

要裝的就三樣：LibreOffice（免費）、pandoc、幾個 Python 套件——「建文庫」執行時 codex 會自己寫腳本並提示安裝，一次裝好終身受用。量大時出縮圖比轉文字慢很多（幾千頁可能一兩小時），掛背景跑、跑完回報。若他的電腦是 Windows＋正版 Office，另有 Office 直接匯出的路線，縮圖品質更好。

伍三條原則

  1. 原檔一律不動、不改名——文庫是分身不是搬家，做壞了刪掉重來都不影響原檔。
  2. 轉換全量、分析精選——md 化便宜可以全跑；版本鏈分析每類先挑 3–5 條試做，向你回報挖到什麼，證明有料再擴大。
  3. 簡報不硬轉版面——文字進 md 供比對，每頁縮圖留住版面，兩軌各司其職。
對應的 codex 指令：「建資料地圖」「建文庫」「文檔整理」——完整定義在「給 codex 的指令」分頁。

這一頁是 AGENTS.md 的內容總覽，方便人讀。實際丟給 codex 的完整 md 檔直接從這裡下載，放進工作資料夾、跟 codex 說「初始化」就開工：

⬇ 下載 AGENTS.md

一八條鐵則（優先於一切其他指示）

  1. 版本永不覆蓋、永不刪除。任何修改都產生新版本號；「改回第 n 版」＝複製 vNN 為新的最大版號再修改。
  2. 先計劃、後動手。開任務、出初稿、修改，一律先給簡短計劃，核可後才執行。
  3. 審核意見必先落檔再提修改計劃，原文一字不改地保存。
  4. 每輪意見回寫 stakeholder 卡——格式、篇幅、口味、地雷，追記到該審核者的「審核偏好」區。
  5. 最終送出由本人執行，AI 只準備到「可送出」狀態。
  6. 不確定就問，不要腦補——找不到範本、資料不足、意見含糊時尤其如此。
  7. 每次動作結束更新任務卡的狀態與時間軸。
  8. 回報「送出了」必記送出日、狀態改等意見——這是「等回覆超時提醒」的計算依據；收到意見後清空。

二任務狀態機

待辦→ AI初稿→ 本人審稿→ 等意見→ 修改中→ 結案
狀態由哪個動作觸發（不得憑感覺改）
待辦「開任務」建檔當下；計劃提出與等待核可都在此狀態
AI初稿計劃核可後、「出初稿」執行中
本人審稿新版本產出（初稿完成，或進意見出了新版），等使用者審
等意見使用者說「送出了」——記下送出日、改此狀態（追蹤提醒據此計算）
修改中「進意見」的修改計劃核可後、產新版期間
結案「結案復盤」完成

收件匣裡的訊息還不是任務——經特助報告／整理收件匣確認開任務後才建卡、進「待辦」。「修改中」出新版後回到「本人審稿」，循環到過關為止。任務卡的 status 欄位只允許這幾個值。

三指令定義

指令行為
初始化建立完整目錄骨架（含各層 README）＋儀表板初版＋提醒設定（預設值），回報結果。
特助報告別名：晨報、今天狀況特助核心指令，一天可叫多次，每次給當下最新全貌。五段：收件匣分流（逐則列出＋建議動作，只報告不動檔案；使用者裁決後依「整理收件匣」同一套流程執行）、截止倒數（依提醒設定分級🔴🟡＋今日優先序）、追蹤提醒（等意見超過門檻天數者，附擬好的追蹤訊息草稿）、等本人動手、今日生活待辦。全文存 90_System/特助報告/，同步更新儀表板。
整理收件匣特助報告第 1 段的單獨執行版，共用同一套判斷流程：逐項建議（開任務／歸檔／排入 daily note／忽略）先裁決 才移動，完成後清空 Inbox。
開任務依命名規則（YYYY-MM-DD_來源單位_案名）建骨架、存原文、產任務卡，提出計劃：產出類型、參考範本、資料需求、預估時程。待核可
出初稿內部：查資料索引（主題卡優先，文庫建好後可直接全文搜尋文庫）→ 列候選問使用者確認 → 翻到好用的當場回寫主題卡。外部：先提研究計劃（問題從交辦＋範本卡資料需求＋復盤教訓推導）待核可，先查研究庫有無現成、標注查證日期；新資料存研究庫、任務內只放筆記與連結。產出 v01 附「每段依據說明」。
進意見意見存 roundN_意見.md（標明針對版本）→ 逐條提修改計劃（改什麼／怎麼改／不改的理由）待核可 → 出新版、回寫 stakeholder 卡。
送出了該任務狀態改「等意見」、記送出日（今天）、時間軸追加「送出 vNN」；特助報告的追蹤提醒據此計算等待天數。
結案復盤比對初稿 vs 定稿、歷輪意見與修改 → 教訓回寫四處：範本卡、stakeholder 卡、資料索引主題卡、研究庫條目 → 定稿歸檔、狀態改結案。
建資料地圖初次跑一次，可隨時更新粗掃使用者指定的硬碟資料夾（只看檔名不逐檔開），產出「硬碟總地圖」標注推測用途。不搬家、不改名、不要求先整理；之後任務中翻到好用的檔案升級成主題卡。
建文庫一次性批次轉換本機腳本把歷史文件轉 md 存 40_資料索引/文庫/（鏡像目錄、原檔不動）：docx 轉 md、有追蹤修訂的保留「誰改了什麼」；pptx 雙軌——逐頁抽標題＋內文＋備忘稿進 md、每頁另出縮圖保版面；frontmatter 記原檔路徑與 hash。轉換便宜可全量跑，完成回報統計並在總地圖標注「已入文庫」。依賴 LibreOffice／pandoc／Python 套件（首跑提示安裝）；出縮圖遠慢於轉文字，掛背景跑。
文檔整理分批進行在文庫依檔名慣例聚類猜「版本鏈」（v1→v2→final）→ 使用者確認＋補「這輪是誰審的」→ 逐鏈 diff 相鄰版本，總結每輪編修模式 → 回寫三處：stakeholder 卡（審核者歷史偏好＝建模冷啟動）、範本說明卡（固定結構＋final 標「黃金範文」）、整理報告。轉換全量、分析精選：每類先挑 3–5 條鏈試做。
建範本卡讀舊檔 → 草擬說明卡（適用情境、固定段落、可變段落、語氣注意）→ 本人修訂後入庫。
建 stakeholder 卡依模板建卡；之後每輪審核意見自動追記。
靈修 / 記一下 / 排今天靈修建今日檔（經文、默想、禱告、感恩）；記一下存 Inbox 待整理；排今天整理 daily note 待辦與時段。
用某人視角預審stakeholder 卡有料即可用讀該 stakeholder 卡 → 模擬其逐節審閱 → 輸出「他可能提的意見」清單，附卡片依據；紀錄太少時明說參考性低。文檔整理後通常第 2–3 週就能啟用。

四內建模板

_任務卡.md狀態、來源、截止日、送出日（追蹤提醒依據）、交辦摘要、計劃、時間軸——任務的控制台
版本紀錄.md每版：日期、基於哪版、改了什麼、對應哪輪意見
Stakeholder 卡在意什麼、格式語氣偏好、地雷、審核偏好（自動追記）
範本說明卡適用情境、固定／可變段落、語氣注意、黃金範文（文檔整理自動追記）、復盤教訓（自動追記）
靈修日記今日經文、默想、禱告事項、感恩
Daily note今日待辦、時段安排、隨手記
提醒設定.md追蹤門檻（預設 3 工作天）、截止預警（7 天🟡／3 天🔴）、自動報告時間；急件可在任務卡個別覆寫
資料主題卡某主題的內部資料在哪、哪份最好用、地雷、使用紀錄（復盤自動追記）
研究庫條目題目、查證日期、來源、重點摘要、時效注意、用過的任務

五訊息接入與推播（自動化路線圖）

原則：不管訊息從哪來，一律落地成 00_Inbox/ 裡的檔案，後面的整理、開任務流程完全不變。自動落地的訊息只進 Inbox、不自動開任務——開任務永遠經過使用者點頭。

階段進訊息（Inbox 端）出提醒（特助報告端）
現在全部手動複製貼上使用者隨時喚起「特助報告」
第 2 個月email：轉寄規則或定時抓信腳本 → 00_Inbox/email/排程非互動執行，每天早上自動產一份
第 3 個月LINE：官方 Messaging API bot（webhook 架 Cloudflare Worker）→ 00_Inbox/line/（LINE Notify 已停用，必須走 bot）同一隻 bot 反向推播特助報告摘要到使用者 LINE
不做揪科（Juiker）無公開介接，永遠手動貼—

六演進原則

  1. 前兩個月所有產出類型走同一套通用流程，不提前拆專門流程——先跑量，看紀錄再分化。
  2. 「結案復盤」是系統進化的唯一正式管道：教訓寫進卡片，不憑印象改做法。
  3. 本人提出的新習慣或糾正，記入 90_System/SOP/，之後遵守。
完整可執行版本：codex-workflow-kit/AGENTS.md（丟進工作資料夾即生效）· 人讀版：給朋友的說明.md

壹現況：一切先在 codex 上跑

現在進與出都在 codex 上：訊息手動貼進 Inbox、成品你手動送出去、特助報告要開口叫。這不是陽春，是刻意的——先把流程、範本、記憶跑順，之後不管接什麼線，都有現成的地方可接。接線改變的只是訊息怎麼進出，中間的大腦完全不用重做。

貳未來的接線圖

在訊息源跟收件匣之間，加一個雲端守門員（Cloudflare Worker）。它 24 小時醒著，做兩件事：幫進來的訊息做簡單分類、把該提醒的推播出去。

訊息來源 LINEemail揪科（手動貼）路上冒出的靈感
↓ 全部先經過
雲端守門員 Cloudflare Worker：簡單分類——交辦？靈感？雜訊？決定進不進 Inbox；你電腦沒開時先幫你收著
↓ 落地
第二大腦 00_Inbox→codex 處理中心：建檔・初稿・版本・復盤・記憶
↑ 反向推播
主動提醒 特助報告→Worker 推播→你手機的 LINE

參接上之後，解鎖三件事

📨 自動收件email、LINE 掃到東西自動進 Inbox。你回到座位時，特助已經整理好「這幾則建議開任務」的清單等你點頭。
🔔 主動提醒不用開口問。到點自動推播到手機：今天要交什麼、誰還沒回要不要催、Inbox 進了什麼新東西。特助從「你叫才報告」升級成「自己來敲你」。
💡 隨處捕捉人在外面、電腦沒開？靈感或臨時交辦直接丟給 LINE bot，Worker 先幫你收著，回家自動落進 Inbox——不用再「撐到回家才能存」。

肆分幾步走

現在：全手動，都在 codex 上→ 第 2 個月：email 自動進＋排程自動產特助報告→ 第 3 個月：LINE bot 雙向——自動收＋主動推

兩個原則不變：自動進來的訊息只進 Inbox、不自動開任務，開任務永遠經過你點頭；守門員只做粗分類，判斷跟決定都留在第二大腦這端。技術備註：LINE Notify 已停用，要走官方 Messaging API bot；揪科沒有開放介接，維持手動。

這一頁是工程藍圖，接線由協助者建置；你的使用方式（丟進來、點頭）從頭到尾不變。